Η έννοια του "χρόνου διεκπεραίωσης" μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τομέα, το καθήκον και την περίσταση. Ας ελέγξουμε τον "χρόνο ολοκλήρωσης" γενικά και ας μελετήσουμε πολλές μεθόδους που εσείς και ο οργανισμός σας μπορείτε να επιτύχετε γρήγορους χρόνους διεκπεραίωσης για τους πελάτες σας και διάφορες άλλες εργασίες.
Η γενική έννοια του "χρόνου ολοκλήρωσης" είναι η διάρκεια μιας διαδικασίας από την έναρξη έως την ολοκλήρωση.
Με άλλα λόγια, όταν ξεκινάτε μια διαδικασία, όπως μια συγκεκριμένη παραδοτέα εργασία, όπως η παράδοση ενός αντικειμένου, πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία; Από την αρχή μέχρι το τέλος, αυτή η διάρκεια είναι "χρόνος περιστροφής". Ένας γρήγορος ή σύντομος χρόνος διεκπεραίωσης είναι πολύ πιο επιθυμητός για πολλές εταιρείες από ό,τι μεγαλύτερες.
Σε διάφορους τομείς και ομάδες, υπάρχουν ειδικές διαδικασίες που αξιολογούνται για την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά τους. Σε αμέτρητες περιπτώσεις, η περίοδος ολοκλήρωσης έχει ευθεία αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα και μπορεί να θέσει σημαντικούς κινδύνους. Ελαχιστοποιώντας το χρόνο χειρισμού, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν το κόστος εργασίας, για να αναφέρουμε μερικά πλεονεκτήματα.
Η επίτευξη γρήγορων χρόνων περιστροφής χωρίς να εγκαταλείψετε την υψηλή ποιότητα είναι ένας προτιμώμενος στόχος που αξίζει να επιδιώξετε. Ορισμένες κρίσιμες για την επιχείρηση διαδικασίες που εστιάζουν στη γρήγορη αλλαγή αποτελούνται από:
Αξιόπιστη ιατρική φροντίδα ατομική φροντίδα
Ανάπτυξη ολοκαίνουργιων αντικειμένων
Εξουσιοδότηση δανείων πελατών
Άδεια αιτημάτων κεφαλαιακής χρηματοδότησης
Αποτελεσματικές εργαστηριακές διαδικασίες
Σε κάθε σενάριο, η διαφορά μεταξύ αναβολής και άμεσης επίλυσης είναι σημαντική και μπορεί να προκαλέσει δυσμενή αποτελέσματα και χαμένες πιθανότητες. Το να μην έχετε γρήγορο χρόνο δράσης μπορεί να οδηγήσει σε οικονομικές απώλειες για την υπηρεσία σας.
Η διαδικασία δεν είναι τεκμηριωμένη και δεν είναι ξεκάθαρη. Οι διαδικασίες χειρίζονται με το χέρι και απαιτούν πολλή ανθρώπινη μεταχείριση. Οι παραχωρήσεις θέσεων εργασίας είναι σκοτεινές ή δεν αντιμετωπίζονται σωστά. Δεν υπάρχει επικοινωνία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Οι λύσεις χωρίζονται και έχουν περάσει την ακμή τους.
Η αποτελεσματικότητα δεν προσδιορίζεται ποτέ ή δεν μετριέται σωστά, κρύβοντας τα προβλήματα.
Μια εργασία ανακαίνισης διαδικασίας μπορεί να αποκαλύψει αυτά τα ζητήματα και να ξεκινήσει μια πρωτοβουλία για τη μείωση της διάρκειας της διαδικασίας, τη μείωση των χρόνων διεκπεραίωσης και την ενίσχυση της ακρίβειας, της απόδοσης, της αποτελεσματικότητας και της εμπειρίας πελάτη/εργαζομένου.
Όταν προσδιοριστούν τα σημεία συμφόρησης ή τα σφάλματα, μεταξύ των αρχικών σημείων που πρέπει να εξετάσετε παραμένουν στα χειροκίνητα μέρη των λειτουργιών σας. Αυτό μπορεί να σημαίνει είδη ή εγγραφές που βασίζονται σε χαρτί, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται για έγκριση, κοινόχρηστα δεδομένα, υπολογιστικά φύλλα που χρησιμοποιούνται για παρακολούθηση και ούτω καθεξής. Όλα αυτά είναι ενδείξεις χειρισμού πρακτικών λεπτομερειών και λήψης αποφάσεων.
Οι απλοποιητικές διαδικασίες μπορούν να επιτευχθούν γρήγορα μεταφέροντας τις χειροκίνητες εργασίες σε ένα αυτόματο σύστημα διεργασιών. Οποιοδήποτε είδος εργασίας που ακολουθεί ένα καθορισμένο μοτίβο ή μπορεί να ελεγχθεί από προκαθορισμένους συλλογισμούς της εταιρείας είναι τέλειος υποψήφιος για αυτοματοποίηση.
Ο αυτοματισμός βελτιώνει τον χρόνο περιστροφής με τον αυτοματισμό για να ελαχιστοποιήσει τους χρόνους περιστροφής. Σκεφτείτε τα πολλά σημεία που μπορεί να καθυστερήσουν έναν άνθρωπο εργαζόμενο ως μέρος ενός έργου. Μπορεί να προκύψουν άλλες, πιο επείγουσες θέσεις εργασίας. Οι νέοι μπορεί να αρρωστήσουν και να χρειάζονται φροντίδα. Οι προγραμματισμένες αποδράσεις μπορεί να διαταράξουν τη ρουτίνα. Ένας βασικός εργαζόμενος σε διάφορες ζώνες ώρας μπορεί να έχει φύγει νωρίς την ημέρα, οι επιλογές ορισμού δεν θα γίνουν μέχρι το επόμενο πρωί.
Αυτά κάθε μέρα, προκαλώντας καθυστερήσεις στη χιονόμπαλα και επηρεάζουν τη συνολική παραγωγικότητα. Όταν ο Άλαν άφησε τη σύνδεση με την Μπέτι, η οποία δεν μπορούσε να δώσει έγκαιρα στη Σάρλοτ σημαντικές λεπτομέρειες. Η Σάρλοτ είχε προγραμματίσει μια ολόκληρη μέρα για να δουλέψει με τη δουλειά, ωστόσο λόγω της καθυστερημένης μεταβίβασης, δεν πήρε τις απαιτούμενες δουλειές μέχρι την επόμενη μέρα, όταν της έκαναν κράτηση για συνέδρια, και στη συνέχεια έμεινε πίσω στην επικοινωνία της με τον Ντέιβιντ.
Αλλαγή ομαδικής εργασίας.
Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά, ενσωματωμένα με την εταιρική λογική για την κατάλληλη δρομολόγηση θέσεων εργασίας και απαιτήσεων, καθιστούν βέβαιο ότι αυξάνουν σημαντικά την απόδοση και το ποσοστό απόδοσης.
Η ανάπτυξη μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας μπορεί να γίνει με μεταφορά και απόθεση. Ένα σχήμα αντιπροσωπεύει κάθε εργασία και μπορεί να συνδεθεί με διάφορες άλλες εργασίες στη σωστή σειρά (ή να διακλαδωθεί σε ένα πρόσθετο μέρος της διαδικασίας) για την προσομοίωση των πράξεων στον πραγματικό κόσμο. Η απλή πράξη της χάραξης της όλης διαδικασίας καθιστά αμέσως σαφές ότι πρέπει να συζητηθεί και να ασκηθεί κριτική από όλους τους ενδιαφερόμενους.
Όταν τα ενδιαφερόμενα μέρη συμφωνούν, η σωστή διαδικασία μπορεί να δοκιμαστεί σε πραγματικό χρόνο. Μόλις οι δοκιμές επιτύχουν και οι επαναλήψεις γεμίσουν, η διαδικασία μπορεί να εμφανιστεί σε ομάδες για χρήση στο πεδίο.
Το σύστημα φροντίζει να διαχειρίζεται τη διαδικασία αναθέτοντας εργασίες στα ιδανικά άτομα και στέλνοντας ειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις και κλιμακώσεις ως βασικές, αλλάζοντας τη ζήτηση για χαρτί, τηλεφωνικές κλήσεις, e-mail, υπολογιστικά φύλλα και διασκέψεις. Κάνει ορισμένες εργασίες να προχωρούν ομαλά, ξεκινώντας την παρακάτω εργασία μόλις ολοκληρωθεί η προηγούμενη, οδηγώντας στην ολοκλήρωση ολόκληρης της διαδικασίας.